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Gestionar equipos de trabajo online, el segundo paso para un sistema completo de gestión documental
Hace unas semanas os hablábamos de la importancia de implantar un sistema de gestión documental y nos centrábamos en el primer nivel de implantación, el de repositorio digitalizado de documentos como base sobre la cual se construye cualquier sistema de gestión documental.
Siguiendo con este esquema por fases de implantación, hoy es el turno de hablar de la segunda fase, en la que la gestión documental se convierte en un sistema de gestión de equipos de trabajo online.
¿En qué consiste la gestión documental como sistema de gestión online de equipos de trabajo?
Una vez se ha llevado a cabo dentro de la empresa una primera fase de digitalización de documentos, se han organizado en carpetas y se ha establecido un sistema de permisos de acceso y edición, el siguiente paso es que estos documentos se puedan organizar y compartir a nivel interno (la plantilla de la empresa) y a nivel externo (con socios y proveedores) . Es el momento de convertir la gestión documental en una verdadera herramienta de gestión de equipos que trabajan en remoto, con las siguientes características principales:
- Movilidad en el acceso y edición de documentos. El repositorio digitalizado de documentos “se abre” y es posible acceder a él remotamente.
- Creación de sitios web para equipos de trabajo y proyectos. De esta manera, se facilita el trabajo en equipo de forma remota.
- Creación de un área privada de usuarios/clientes/proveedores donde poder facilitar el intercambio de información y de documentos.
- Foros y wikis para compartir conocimiento.
Movilidad en el acceso y edición de documentos. El repositorio digitalizado de documentos “se abre” y es posible acceder a él remotamente.
Creación de sitios web para equipos de trabajo y proyectos. De esta manera, se facilita el trabajo en equipo de forma remota.
Creación de un área privada de usuarios/clientes/proveedores donde poder facilitar el intercambio de información y de documentos.
Mejora en la productividad y mejor organización del día a día
La principal ventaja de apostar por esta segunda fase de implantación de la gestión documental es sin duda la mejora en la productividad. Al compartir los documentos, el equipo trabaja de una forma más eficiente, el conocimiento fluye y es más fácil gestionar cualquier situación crítica con un cliente o proveedor. Si damos acceso a socios/proveedores a determinada documentación (facturas, pedidos, normativas de calidad, garantías, etc.) el día a día es mucho más productivo porque se reduce de forma considerable el volumen de trabajo generado por peticiones de documentación que siempre requieren de un correo electrónico o llamada telefónica. Si hay un sistema para consultar esta documentación en remoto, los clientes pueden acceder a ella en cualquier lugar, a cualquier hora, sólo necesitan una conexión a Internet. Se evitan las duplicidades de documentos y versiones y se minimizan los malentendidos que genera la consulta de documentación obsoleta o incompleta.
En el próximo artículo nos centraremos en la funcionalidad de gestión de procesos como tercera fase para conseguir una gestión documental integral. Mientras tanto, si quieres más información sobre esta segunda fase de implantación, estaremos encantados de compartirla contigo. Llámanos al 902 109 120 o mándanos un e-mail: semic@semic.es.
