El repositorio de documentos, el primer paso hacia un sistema de gestión documental

La gestión documental es un concepto global que incluye tanto la posibilidad de compartir, distribuir y gestionar los procesos internos como un sistema para mejorar también el trabajo en equipo de forma remota. Pero que lo definamos como un proyecto global no implica que no se pueda abordar por fases.

En SEMIC somos conscientes de que cada empresa tiene unas necesidades concretas y que suele ocurrir que los cambios tengan que ir de la mano de un cambio cultural más profundo. Por eso entendemos que la gestión documental como un proceso global que tiene 3 niveles de implantación: un primer nivel como repositorio de documentos, un segundo nivel para la gestión de equipos de trabajo en remoto, y un tercer nivel como sistema para gestionar los procesos de la empresa.

Esquema básico de los niveles de implantación

En este post nos centraremos en hablar del primer nivel de implantación, en nivel básico, y que tiene como objetivo que la empresa disponga de un repositorio digitalizado de documentos. Basado en un sistema de permisos por usuarios y grupos (LDAP, Protocolo Ligero de Acceso a Directorios), este sistema facilita que la documentación de la empresa se estructure de forma centralizada en webs, carpetas y documentos y termina con la mala y extendida costumbre de hacer copias en local de los documentos. El sistema cuenta con un potente buscador de documentos y con un intuitivo visor que facilita la visualización de los diferentes tipos de documentos, sus versiones y los comentarios añadidos por cada usuario.

¿ En qué consiste este repositorio digital de documentos?

De forma resumida, las funcionalidades de este gestor documental como repositorio de documentos son:

• Digitalización de documentos
• Gestión de documentos electrónicos
• Control de accesos y de versiones
• Edición en línea
• Unificación del sistema de copias de seguridad
• Búsqueda avanzada de documentos

Ejemplo de la portada del Gestor Documental en  diferentes dispositivos

Vista del repositorio digital de documento (estructura de carpetas/subcarpetas) y acciones sobre documentos digitalizados

Beneficios desde el mismo momento en el que se implanta

¿Qué consigue una empresa que da el salto a la gestión documental? Pues desde el primer momento nota que el día a día de sus empleados se simplifica en aspectos como que ya no se extravían documentos, ni se pierde tiempo en recuperarlos ni en saber cuál es la última versión. A partir de aquí, a medida que se va avanzando en el camino hacia la gestión on line del trabajo en equipo, los cambios se hacen más profundos y los empleados son más efectivos y productivos porque ya pueden centrarse en sus tareas de búsqueda y gestión de la información que manejan.

Si su empresa aún trabaja con copias locales de documentos, si le cuesta encontrar la última versión o saber qué personas de su equipo lo han editado, es el momento de plantearse incorporar un sistema de gestión documental.

Desde SEMIC le recomendamos que se lo plantee no solo para cubrir sus necesidades actuales, sino también pensando en que a medio o largo plazo, le sea posible pasar a un nivel superior de implantación de una forma natural. En próximos posts nos centraremos en los otros niveles de implantación, sus funcionalidades y beneficios. Hasta entonces, si tiene cualquier duda, puede consultarla con nosotros y le explicaremos algunos ejemplos de sistemas de gestión documental que hemos implantado fase a fase. Escríbanos a digitalbusiness@semic.es o déjenos sus datos y contactaremos con usted: Contacte aquí.